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Courrier, documents de facturation, papiers administratifs… chaque jour, nous recevons des papiers à parler et à entretenir. Comment les stocker et prendre soin de manière rapide et efficace ? Comment les reuissir à garder pour les besoins ? Comment être certain que nous avons bien régler ce qui doit l’être ? Voici 10 guidelines à prendre pour ne plus perdre de temps mais les gérer efficacement ! Vous avez décidé d’ajouter de l’ordre dans vos papiers ? Vous y réussirez avec un peu d’effort, de la méthode et surtout de la régularité. Et pour bien débuter, prenez quelques minutes de vous y préparer.
Parce que c’est le document qui servira de référence au livre de compte de l’état civil, l’acte de naissance est fabriqué en s’aidant de plusieurs personnes différentes qui répondent à deux documents distincts. D’abord, le médecin ou la sage-femme présents à la naissance répondent à ce qu’on appelle le constat de naissance. Celui-ci a le lieu, la date et l’heure de la naissance de votre enfant en plus de son nique. Il a aussi le prénom et l’appelation de famille de la mère, son lieu d’arrivée sur terre et son adresse. Finalement, le constat d’arrivée sur terre a le nom et l’adresse du centre hospitalier où l’enfant est né. Ce constat est imprimé en deux exemplaires, le premier est envoyé au directeur de l’état civil, le second est remis aux parents au même moment que le formulaire de déclaration de naissance.
Le vol ou la perte de ses papiers d’identité ou de son argent en voyage sont des incidents dont personne n’est sérieusement à l’abri. Pour éviter de vous retrouver criant famine sous la pluie, sans un sous pour passer les coups de fil, voici quelques bonnes routines qui vous donneront la possibilité de limiter les dommages. en faisant nos conseils, vous vous en sortirez avec uniquement quelques démarches administratives de renouvellement. En voyage, on est souvent amené à sortir son passeport : à la livraison des hôtels, pour louer un bolide, ou encore pour remplir les papiers de voyage… Autant d’occasion de le perdre !
Dans l’administratif, l’heure est à la dématérialisation : de plus en plus d’organismes limitent les envois de courriers et se recentrent sur les documents dématérialisés, envoyés par e-mail ou disponibles sur la taille personnel en ligne de chaque personne. Certaines personnes sont encore dubitatives face à cette raréfaction du papier : cependant, il s’agit d’un point positif pour notre planète — mais aussi pour le côté pratique, puisque le nombre de papiers à préserver diminue d’année en année !
Le secret pour ne pas être débordé, c’est de ne pas aménager très vite. L’action de sortir la pochette, dénicher la bonne place pour le document, le disposer et ensuite aménager la pochette est quelque chose de long, sans aucune valeur ajoutée pour votre business et à la longue assommant. Non, la façon de procédé, c’est de procrastiner. Bon, une procrastination organisée…La meilleure organisation possible est d’avoir un scanner et une bannette à côté. Scannez chaque document important ( facture, contrat, etc ) et posez dans votre bannette ( si possible à plusieurs étages ) les documents de facturation dans la corbeille Comptabilité, les documents Administratifs dans Administratif, etc…Une fois chaque mois, videz la bannette en rangeant les documents papiers là où ils doivent aller.
La première chose que tu es en mesure de s’orienter pour gérer au mieux tes papiers, c’est limiter les entrées. Les papiers inutiles, c’est comme les emails, autant se désinscrire quand c’est possible ! En ce qui concerne les documents utiles voire indispensables, tu peux choisir leur version numérique. Quand tu reçois tes factures, tes relevés bancaires, tes lettres d’information, tes avis d’imposition etc directement au format numérique, c’est autant de paperasse en moins à traiter. Je ne sais pas ce que tu en penses, mais quelques clics pour downloader le document dans le bon dossier, je constate ça plus facile et rapide que d’organiser des courriers. Donc, conseil n°1 : fais du tri et passe au digital quand c’est possible. S’il y a des dossiers dont tu as besoin de temps en temps, pense à en entretenir une version numérique que tu pourras retrouver rapidement.
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