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Courrier, documents de facturation, papiers administratifs… chaque jour, nous recevons des papiers à parler et à garder. Comment les ranger et traiter de manière rapide et efficace ? Comment les reuissir à garder pour les besoins futurs ? Comment s’assurer que nous avons bien régler ce qui doit l’être ? Voici 10 conseils à choisir pour ne plus s’embêter mais les gérer efficacement ! Vous avez décidé d’apporter de l’ordre dans vos papiers ? Vous y arriverez avec un peu d’effort, de la méthode et aussi de la régularité. Et pour correctement entreprendre, prenez le temps de vous y préparer.
C’est un document public qui est donné par expert lorsqu’il constate la disparition d’un proche. Il sert aussi à prouver que la mort ne va pas entraîner de problèmes médico-légaux et que le défunt n’est pas défunt grâce à d’une maladie contagieuse. Ainsi, dans le cadre de l’organisation des obsèques, les pompes funèbres sont en mesure de s’occuper de la dépouille en toute sécurité. Le constat de décès est portionné en deux catégories : La première est publique et comporte des infos administratives telles que : Nom et prénoms du défuntDate d’arrivée sur terre et sexeDomicile et de décès…
Nous ne sommes plus dans un monde cent pour cent physique. Les papiers peuvent à la fois être sur votre ordinateur, mais aussi quelque part parmi tous vos papiers. Le plus facile pour retrouver ce fameux RIB ou cette ancienne facture, c’est d’avoir une copie digitale toujours avec soi. Mais scanner l’intégralité de votre paperasse peut être rébarbatif, voir infaisable. Pourtant, une société comme Doxie va proposer des petits scanners portatifs de très bonne qualité qui vous permettront de scanner vos papiers simplement pour les importer sur votre ordinateur ou directement dans le cloud d’Evernote par exemple. Scanner l’ensemble de vos papiers papiers, c’est tout de même plus efficace ( et plus respectueux pour la nature ) que d’imprimer la totalité des documents que vous recevez sur votre ordinateur. En plus, une fois scannés, devient plus facile qu’en mettant à sac votre bureau !
Dans l’administratif, l’heure est à la dématérialisation : de plus en plus d’organismes limitent les envois de courriers et se recentrent sur les papiers dématérialisés, envoyés par e-mail ou disponibles sur la taille personnel en ligne de chaque personne. Certaines personnes sont encore dubitatives face à cette raréfaction du papier : pourtant, il s’agit d’un point positif pour notre planète — mais aussi pour le côté pratique, puisque le nombre de papiers à conserver diminue d’année en année !
Le secret pour ne pas être débordé, c’est de ne pas classer immédiatement. L’action de sortir la pochette, chercher la bonne place pour le document, le placer puis classer la pochette est quelque chose de long, sans aucune valeur ajoutée pour votre business et à la longue assommant. Non, la bonne manière de faire, c’est de procrastiner. Bon, une procrastination organisée…La meilleure organisation possible est d’avoir un scanner et une bannette à proximité. Scannez chaque document important ( facture, contrat, etc ) et posez dans votre bannette ( si possible à plusieurs étages ) les documents de facturation dans la corbeille Comptabilité, les documents Administratifs dans Administratif, etc…Une fois mensuellement, videz la bannette en rangeant les documents papiers là où ils doivent aller.
Lorsque les courriers arrivent, il est essentiel de procéder à un pré-classement pour éviter qu’ils s’entassent durant des mois dans un coin du bureau. Les courriers impératifs sont à lire tout de suite, tandis que les autres peuvent être rangés par ordre de priorité. Il est recommandé d’avoir un organiseur de bureau pour classer les papiers importants qui demandent une activation ( paiement d’une facture, convocation… ) et les papiers qui doivent être classés ( relevés bancaires, factures en prélèvement automatique… ). Cette astuce permet de se débarrasser immédiatement des papiers obsolètes pouvant être jetés à l’exemple des prospectus et des pubs.
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